Conduzir boas reuniões

Se você é como eu que precisa fazer muitas reuniões na semana, deve precisar se organizar bem para não perder tempo. Por isso vou compartilhar algumas das minhas ações para que eu consiga tirar sempre o melhor proveiro desses momentos.

  • Tenha uma agenda estruturada da reunião e procure passar as pessoas que irão participar com antecedência esse pontos. Isso é algo difícil eu sei, pois como participante, raramente recebo a agenda, mas quando recebo fico muito feliz. Pois assim consigo me preparar melhor.
  • Comece a reunião em ponto, independente de quem atrasou. Eu amo isso e faço parte do BNI onde isso é levado muito a sério. O tempo de atraso multiplicado pela quantidade de pessoas na sala, dá para dar uma dimensão do dinheiro perdido quando nos atrasamos. Ser pontual é fundamental tanto para quem chegou no horário, quanto para o atrasado que precisará se policiar da próxima vez.
  • Não permita conversas em paralelo dentro da reunião. Além de desconcentrar quem está conduzindo, faz com que os demais tenham dificuldades em focar no assunto.
  • Assegure-se de que um ou dois não dominem a reunião. Para isso direcione perguntas aos demais de forma que todos tenham a oportunidade de participar do processo.
  • Não ultrapasse o tempo, manter uma agenda mais simples ajuda nesse aspecto. Pois pior do que atrasar o inicio é atropelar a agenda de todos os participantes.
  • Assegure-se de que todas as ações definidas na reunião tenham responsáveis e datas especificadas, para que sejam executadas adequadamente.

Espero que essas dicas te ajudem em sua próxima reunião, assim como tem ajudado a minha.

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