Como ter uma cultura paperless na minha empresa?

Como profissional focada em ajudar empresas a aumentarem a produtividade dos seus times e por conseguinte seus resultados, vejo que muitos escritórios, empresas continuam “sofrendo” horas para localizar um documento. Essa deveria ser uma prioridade nas gestões modernas, pensar em como ter seus negócios de maneira sustentável e simples.

Segundo dados da Global GED, geram-se em média 19 cópias de cada documento é manuseado numa organização.  Só para balizar um pouco do que proponho, pense que para produzir uma tonelada de papel podemos estimar que são necessários aproximadamente 2 a 4 m3 de fibra de celulose. Uma árvore média contém 0.2m2 de polpa sendo então necessárias 10 a 20 árvores. De água estamos falando em cerca de 540 mil litros para cada tonelada de papel. É muito recurso mesmo, então temos que pensar bem antes de imprimir.

E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram de 30 a 40% do tempo para serem localizados.  Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente nos arquivos.

Se pararmos para pensar no volume de documentos estruturados ou não, que circulam na internet, fica mais complicado ainda ter de lidar com eles em papel.  Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel.  Já pensou?

Então, agora vai a minha dica para quem lida com muito documento e pouco espaço, compre um scanner, organize o que realmente precisa ficar em papel e simplifique sua vida. Busque uma solução de GED (gestão eletrônica de documentos) para te ajudar em seu escritório de casa ou na empresa.  Simplifique a vida e use o tempo da busca de um documento para ganhar produtividade.

O conceito de Paperless que prega a redução ou eliminação total do uso do papel em transações comerciais traz muitos benefícios para quem o adota. Alguns deles:

  • Redução dos custos operacionais
  • Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
  • Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
  • Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
  • 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
  • Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua externamente

Lógico que uma cultura sem papel precisa passar por uma mudança de comportamento das pessoas que atuam nos processos organizacionais, mas é totalmente factível.  Com atitudes simples podemos começar agora mesmo, então vamos as dicas:

  • Não imprima desnecessariamente
  • Imprimiu utilize os dois lados do papel na impressão
  • Dê preferência a produtos reciclados
  • Troque sua estratégia de marketing para digital, evitando folhetos e cartazes
  • Coloque no seu e-mail uma mensagem de alerta como essa abaixo, simpática, mas que desperta em quem recebe uma reflexão

No Brasil temos um estimulo do sistema tributário do pais com a entrada da nota fiscal eletrônica, o imposto de renda, cupom fiscal eletrônico, e-social para a previdência e outros. Então em cada país é preciso identificar a legislação e buscar soluções alternativas para esse armazenamento dos documentos.

Alguns itens que podem ser avaliados logo de cara nesse processo: arquivos históricos, arquivos jurídicos, contratos, notas fiscais, holerites, faturas, documentos de recursos humanos, ordem de serviço, plantas arquitetônicas, desenhos, manuscritos, etc. A tecnologia evoluiu muito permitindo que os scanners de última geração possam digitalizar cerca de 120 imagens por minuto. Chegando até a 10.000 imagens por dia.

As soluções de GED estão cada dia mais simples, robustas e baratas. O valor de armazenamento digital tem caído a cada ano que passa se comparado ao M2 pago para guardar papel. Se pararmos para pensar que uma caixa box armazena cerca de 500 folhas e pesa cerca de 4 kg em relação ao espaço de armazenamento no computador isso é mais impressionante ainda.

Em cerca de 1 (um) Gigabyte é possível armazenar aproximadamente 52 mil documentos do tamanho desse meu artigo. O que achou? Vale a pena ter um negócio sustentável e que aumente a produtividade da equipe ou não? Só para reforçar, seguem mais alguns benefícios com uma solução de GED:

  • Diminuição de custos (menos papel, toner, impressoras, etc.)
  • Fácil acesso dos documentos, agilizando a todos que precisam localizá-los
  • Redução do volume de impressão
  • Redução do espaço físico utilizado para arquivos
  • Economia na aquisição de arquivos e armários para armazenamento de documentos
  • Agilidade operacional
  • Acesso Remoto

Além de implantar uma cultura paperless, enxergo a implantação de um GED como a oportunidade de sistematizar um processo de apropriação da informação que pertence sim a empresa. Por que levanto essa questão? Muitas empresas sofrem com a perda de documentos e arquivos digitais no desligamento de alguns funcionários.

Todo documento que é gerado pertence a empresa, mas fico impressionada que muitos arquivos estão gravados apenas na máquina do funcionário A ou do funcionário B. Não há um repositório central para todos os documentos gerados digitalmente. E esse é um outro aspecto que pode ser resolvido com o GED.

Ao implantar o GED o retorno do investimento, segundo estudo da AIIM[i] de 2014, gira em cerca de 12 meses. Mas os resultados começam a surgir logo no primeiro mês de implantação. Ah! Só um lembrete, o papel que você retirou do arquivo precisa de um processo de descarte adequado. Só quero te deixar ciente que para fazer papel reciclado é preciso uma tonelada e meia de papel velho, dois mil litros de água e 2,5 Mw.hora de energia.

Então aqui fica o convite para você empresário, que tal repensar o seu negócio, aumentar a produtividade do time, cortar custos e simplificar os processos. Os resultados serão recompensadores.

[i] Association for Information and Image Management

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